PERSONEL VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI ŞUBELERİ

Başkanlık Makamı: 0 312 470 53 06

Personel Şubesi

• Çalışanların özlük haklarıyla ilgili bilgileri arşivleme
• Görevde yükselme, atama, görevlendirme yazıları ile yıllık izin, hastalık vb. izinlerin takibi
• İhtiyaç duyulan personel sayısını, niteliğini belirleme.
• Personelin İç Kontrol Sistemi kapsamında iş tanımı ve gereklerine göre görevlendirilmesi
• Personelin kurum içi ve dışı yer değişikliği taleplerini kütüphanelerin ihtiyaçlarına göre değerlendirme
• Personelin hizmet içi eğitim işlemleri
• DÖSİMM işletme işçisi ve sürekli işçisi puantajlarını yapma ve DÖSİMM’e bildirme
• Maliye işçisi puantajlarını yapma.
• Staj işlemleri

Mali İşler Şubesi

• Kütüphanelere yurtiçi ve yurtdışından satın alınan veya basımı yapılan kitaplar ile abone olunarak temin edilen süreli yayınların ödeme işlemleri
• Hak ediş raporları kontrolü ve ödeme emri belgesi düzenlenmesi
• Maaş, döner sermaye ek ödeme, vekâlet, mesai vb. gibi işlemleri
• Geçici ve sürekli (yurtiçi/yurtdışı) görev yolluklarının ödemeleri
• Yayın ve yayıncıyı destekleme EDA – TEDA yurtdışı transfer ödemeleri
• Bastırılan kitapların telif ücreti, kurul üyelerine huzur hakkı ücretinin ödemesi, kitap fuarları stand kiraları ve oluşan kur farkı ödemeleri ile YİKOB proje ödemeleri
• İlgili kuruluşlardan Türkiye Yazma Eserler Kurumu Başkanlığı, Atatürk Araştırma Merkezi Başkanlığı, Atatürk Kültür Dil ve Tarih Yüksek Kurumu Başkanlığının personel cari ve sermaye giderlerine ait ödeme belgeleri
• Mal ve Hizmet alımlarına ait fatura kontrolü ve ödeme işleri
• Hukuk müşavirliğinden gelen icra takipleri

Satın Alma Şubesi

• Merkez ve Taşra teşkilatının mal ve hizmet alımları için mevzuata uygun satın alma yönteminin belirlenmesi ile ilgili faaliyetleri koordine etme ve denetleme.
• Merkez ve taşra teşkilatınca ihtiyaç duyulan her türlü mal ve hizmet alım/ihalelerinin gerçekleştirilmesi
• Piyasa fiyat araştırması ve yaklaşık maliyetin hesaplanması ile ilgili işlemlerin koordinasyonu, denetimi ve yürütülmesi
• Satın alma sürecindeki ilgili dokümanların hazırlanması, dosyalanması ve evrakın uygunluk kontrolü ile ilgili faaliyetleri koordine etme, Taşınırlar Şube müdürlüğü ile eş güdümlü işlem yürütme
• Yayın Projeleri Değerlendirme Kurulu tarafından basımı yapılmasına karar verilen yayınların hazırlık/baskı işlemlerine ait satın alma işlemlerinin Yayın Planlama ve Hazırlama Şube Müdürü ile koordineli olarak gerçekleştirilmesi, materyalin yayıncısından alımı ve depoya teslimi
• Depoya teslim alınan kitap ve kitap dışı materyalin tutanağının hazırlanması ve ödemeye esas belgelerinin Mali İşler Şubesine gönderilmesi

Taşınırlar Şubesi

• Edinilen taşınırı depoya teslim alarak kayıt işlemini tamamlama
• Malzeme ve eşyanın bozulup, eskimesinden doğacak nitelik ve değer farkını tespit etme, eskiyen malzemelerin hurdaya ayrılması işlemini yapma.
• Demirbaş, kırtasiye vb. malzeme ihtiyacını belirleme, satın alınmasını sağlama, dağıtım ve zimmet işlemlerini yapma ve takip etme.
• Kütüphanelerde kullanılmak üzere gönderilen donanım malzemeleri ve kitapların çıkış işlemlerini yapma, Taşınır Kayıt Yönetim Sistemi (TKYS) üzerinden Taşınır İşlem Fişlerini kütüphanelere iletme.
• Demirbaş ve kitaplarla ilgili yapılan çıkış kayıtlarının muhasebeleştirme işlemini gerçekleştirme ve muhasebe birimine bildirme.
• Alınan tüm araç, gereç, demirbaş ve malzemeleri kayıt altına alma ve kayıtları sürekli güncelleme.
• Taşınırların depoya giriş ve çıkış kayıtlarının zamanında yapılmasını sağlama.
• Tüketim malzemeleri çıkış icmallerini üçer aylık dönemler halinde mali yönetim sisteminde (MYS) muhasebeleştirme işlemini gerçekleştirme ve muhasebe birimine bildirme.
• Süreli Yayın Koleksiyonu şubesince ciltlenerek otomasyon sistemine kayıt edilen süreli yayınların ilgili şube ile koordinasyon içerisinde KBS taşınır kayıtlarının yapılması
• Kataloglama ve Sınıflama Şubesince teknik işlemleri tamamlanarak otomasyon sistemine kayıt edilen kitapların ilgili şube ile koordinasyon içerisinde KBS taşınır kayıtlarının yapılmasını sağlama.
• Yıl sonu taşınır işlemlerini gerçekleştirme.
• Yıl sonu sayımları için sayım kurullarının oluşturulmasını sağlama
• Yıl sonu sayımlarını takip etme ve gerçekleştirme
• Yıl sonu harcama yönetim hesabı cetvelini hazırlayarak ve Taşınır Kontrol Yetkilisine teslim etme.